Bu politika, veri sorumlusu YNF İnşaat ve Bilişim Ltd. Şti (“Şirket”) tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca, kişisel verilerin saklanması ve işleme şartları ortadan kalktığında silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi süreçlerini düzenler.
1. Amaç ve Kapsam
Politika; Şirket’in müşteri, potansiyel müşteri, üye, ziyaretçi, çalışan adayı, iş ortağı ve tedarikçi yetkililerine ait, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen bütün kişisel verileri kapsar.
2. Kayıt Ortamları
- Elektronik ortamlar: internet sitesi ve veritabanı, e-posta, muhasebe ve e-fatura yazılımı, lisans sunucusu, yedekleme alanları, şirket bilgisayarları.
- Fiziksel ortamlar: sözleşme, fatura ve dilekçe gibi kâğıt belgelerin saklandığı kilitli dolaplar ve arşiv.
3. Saklama ve İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerindeki işleme şartlarından en az birine dayanılarak ve ilgili mevzuatta öngörülen ya da işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. İlgili mevzuatın değişmesi veya kaldırılması, sözleşmenin hiç kurulmaması ya da sona ermesi, açık rızanın geri alınması, ilgili kişinin KVKK’nın 11. maddesine dayanan silme talebinin kabul edilmesi veya azami saklama süresinin dolması hâllerinde veriler resen ya da talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
4. Saklama Süreleri
| Veri / Süreç | Saklama Süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| Fatura, muhasebe ve defter kayıtları | İlgili yılı izleyen yıldan başlayarak 10 yıl | 213 sayılı VUK md. 253, 6102 sayılı TTK md. 82 |
| Mesafeli satış sözleşmesi, ön bilgilendirme ve onay kayıtları | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl | 6502 sayılı TKHK, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği, TBK md. 146 genel zamanaşımı |
| Lisans ve sipariş kayıtları | Lisansın sona ermesinden itibaren 10 yıl | Sözleşmenin ifası, TBK md. 146 |
| Üyelik bilgileri | Üyeliğin sona ermesinden itibaren 2 yıl (fatura ve sözleşme kayıtları hariç) | Meşru menfaat, hakların korunması |
| İletişim, deneme ve destek formları | Talebin sonuçlanmasından itibaren 2 yıl | Meşru menfaat |
| Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları | Onayın geçerliliğini yitirdiği tarihten itibaren 3 yıl | Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik |
| KVKK başvuruları ve yanıtları | Başvurunun sonuçlanmasından itibaren 3 yıl | Hakların korunması, Kurul’a karşı ispat |
| İnternet sitesi erişim ve işlem güvenliği kayıtları (IP, zaman, işlem) | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik, KVKK md. 12 |
| Havale / EFT dekontları | İlgili yılı izleyen yıldan başlayarak 10 yıl | VUK md. 253 |
| Çalışan adayı özgeçmişleri | Başvuru tarihinden itibaren 1 yıl; olumsuz sonuçlanan başvurularda adayın açık rızası varsa 2 yıl | Açık rıza, meşru menfaat |
| Analiz çerezleri | En fazla 14 ay | Açık rıza |
5. İmha Yöntemleri
- Silme: Elektronik ortamdaki verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi (veritabanından silme, yedeklerin süre sonunda üzerine yazılması).
- Yok etme: Kâğıt belgelerin evrak imha makinesiyle geri getirilemeyecek şekilde parçalanması; kullanım dışı kalan disklerin fiziksel olarak imhası veya güvenli silme yazılımıyla tamamen silinmesi.
- Anonim hâle getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi (ör. istatistik amaçlı toplu raporlar).
6. Periyodik İmha
Saklama süresi dolan kişisel veriler, Yönetmelik’in 11. maddesi uyarınca 6 ayı geçmeyen aralıklarla yapılan periyodik imha işlemiyle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Yapılan her imha işlemi kayıt altına alınır ve bu kayıtlar diğer yasal yükümlülükler saklı kalmak kaydıyla en az 3 yıl saklanır.
7. Talep Üzerine İmha
İlgili kişi KVKK’nın 13. maddesi uyarınca kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde, işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talep en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve ilgili kişiye bilgi verilir. Verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması hâlinde bu kişilere de bildirim yapılır. Başvuru için KVKK Başvuru Formu’nu kullanabilirsiniz.
8. Teknik ve İdari Tedbirler
Kişisel verilerin güvenli saklanması, hukuka aykırı işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile hukuka uygun imhası için alınan tedbirler Bilgi Güvenliği Politikası’nda açıklanmıştır.
9. Sorumlular ve Güncelleme
Politikanın uygulanmasından Şirket yöneticisi sorumludur. Politika en az yılda bir kez ve mevzuat değiştiğinde gözden geçirilir; güncel sürüm bu sayfada yayımlanır.
